ระบบบริหารงาน digital workflow คืออะไร มีประโยชน์อย่างไร

ปัจจุบัน เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาททั้งในชีวิตประจำวันและการทำงานของเรามากขึ้นทุกวัน และคนที่ใช้เทคโนโลยีเป็น ก็จะเป็นผู้สามารถทำงานได้เร็วกว่าและมีประสิทธิภาพมากกว่าคนอื่น เป็นการนำเทคโนโลยีมาประยุกต์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และลดต้นทุนค่าใช้จ่ายต่าง ๆ หนึ่งในนั้นคือ ระบบบริหารงาน Digital Workflow ที่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมากยิ่งขึ้น แต่ระบบบริหารงาน Digital Workflow คืออะไร มีประโยชน์ในแง่ไหนบ้าง ไปดูกันเลย 

ระบบบริหารงาน Digital Workflow คืออะไร 

ระบบบริหารงาน Digital Workflow คือระบบที่ใช้เทคโนโลยีเข้ามาจัดการงานต่าง ๆ ภายในองค์กร โดยการใช้เอกสารที่เป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์แทนการใช้กระดาษแบบดั้งเดิม ซึ่งนอกจากจะช่วยให้การทำงานและอนุมัติเอกสารเป็นไปด้วยความรวดเร็วยิ่งขึ้นแล้ว ยังช่วยลดการใช้ทรัพยากรกระดาษ ลดต้นทุน ช่วยในเรื่องสิ่งแวดล้อมอีกด้วย 

ประโยชน์ของระบบบริหารงาน digital workflow

ปัจจุบันมีหลายองค์กรได้เปลี่ยนมาใช้ระบบดิจิทัลเพื่อเพิ่มความรวดเร็วในการทำงานกันจำนวนมาก เนื่องด้วยประโยชน์ดังต่อไปนี้ 

• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน 

ระบบบริหารงาน Digital Workflow จะช่วยจัดระเบียบงานให้เป็นรูปเป็นร่าง ไม่กระจัดกระจาย ทำให้ทุกคนในองค์กรที่ทำงานโปรเจ็คเดียวกันสามารถมองเห็น Flow งานได้ทั้งระบบ และสามารถจัดการงานได้รวดเร็วและง่ายยิ่งขึ้น นอกจากนี้ทุกคนยังมีเอกสารและข้อมูลชุดเดียวกัน ป้องกันการสับสน และยังสามารถติดตามความคืบหน้าของงานได้แบบเรียลไทม์อีกด้วย 

• ลดการใช้กระดาษ 

สิ่งหนึ่งที่เห็นได้ชัดในการใช้ระบบบริหารงาน Digital Workflow คือ การลดใช้กระดาษในสำนักงาน ซึ่งการใช้กระดาษนอกจากจะต้องมีการซื้อกระดาษแล้ว ยังต้องใช้หมึกพิมพ์และเสียค่าไฟในการปริ้นต์จำนวนมาก ที่สำคัญยังต้องหาที่จัดเก็บเอกสารอีก การใช้ระบบบริหารงาน Digital Workflow จึงช่วยลดค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ และช่วยลดต้นทุนได้อีกด้วย 

• ช่วยให้การทำงานราบรื่น 

ไม่ว่าจะเป็นการอนุมัติ การประสานงานต่าง ๆ ก็สามารถทำได้ง่ายดายและรวดเร็ว ไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศ ก็สามารถอนุมัติได้ผ่านช่องทางออนไลน์ต่าง ๆ หรือหากต้องการความเห็นจากหลายฝ่าย ก็สามารถส่งให้ทุกคนทราบได้ในครั้งเดียว ไม่ยุ่งยาก ไม่ต้องรอเอกสารส่งจากฝ่ายหนึ่งไปอีกฝ่ายหนึ่งอีกต่อไป 

 ตัวอย่างของระบบบริหารงาน Digital Workflow

• ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยให้สามารถจัดเก็บเอกสารต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดายและเป็นระบบ 

• ระบบอนุมัติอิเล็กทรอนิกส์ ไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศ ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนในโลกก็สามารถอนุมัติเอกสารได้ ทำให้โครงการเดินหน้าไปอย่างรวดเร็ว

• ระบบติดตามงาน ช่วยให้ทุกฝ่ายสามารถติดตามความคืบหน้าได้แบบเรียลไทม์ 

• ระบบบริการงานลูกค้าสัมพันธ์ ช่วยจัดเก็บข้อมูลลูกค้าไม่ให้สูญหายและรวมศูนย์ที่จัดเดียว 

ระบบบริหารงาน Digital Workflow เป็นระบบที่มีประสิทธิภาพ และช่วยให้องค์กรสามารถขับเคลื่อนได้อย่างรวดเร็ว